Oppbevaring av kjøpsdokumentasjon (kvitteringer)

Oppbevaring av kjøpsdokumentasjon (kvitteringer)

Det er mange situasjoner der det å ta vare på kvitteringer, kjøpskontrakter, med mer er viktig for å kunne reklamere på varer og tjenester, levere forsikringskrav eller bestride krav. All den tid vi ikke har kommet lengre i digitaliseringen, hvor kvitteringer kan automatisk lagres et sted knyttet til betalingskortet, er vi nødt til å håndtere det selv.

Digitale kvitteringer

I en mappe på datamaskinen min som heter Inventar, lager jeg en mappe for hver ting jeg kjøper. Navnet på mappen er produsentnavn og modellnavn på det jeg kjøper. Hvis jeg samler kvitteringer for et prosjekt, blir det navnet på mappen. Eksempler:

  • Apple Watch Series 8
  • Male leiligheten
  • Fiskars kyllingsaks

De fleste mappene har bare én fil: kvitteringen. I noen mapper legger jeg også inn andre dokumenter, slik som bruksanvisninger, kopier av annonsen, bilder av typeskilt (modellkoder, serienummer), dokumentasjon i forbindelse med reklamasjoner, og så videre.

Jeg beholder som regel navnet filen kommer med. Det er først aktuelt når det blir mange filer, eller hvis jeg skal reklamere på noe og trenger helt orden på alle filene.

Fysiske kvitteringer

For papirkvitteringer har jeg kjøpt en enkel eske med lokk fra bokhandelen. I esken legger jeg kvitteringer semi-kronologisk. Dette er tilstrekkelig, det går så raskt å finne kvitteringer jeg trenger, i de svært få tilfellene jeg har behov for det.

Jeg digitaliserer en del, men ikke alle, av mine fysiske kvitteringer. I vurderingen av om noe skal eller ikke digitaliseres, tenker jeg på forventet varighet av produktet, prisen og om jeg tror jeg kommer i en situasjon hvor jeg må reklamere på den om lang tid.

Jevnlig revisjon

Jeg mener det er viktig å jevnlig å gå gjennom samlingen over kvitteringer, både digitalt og fysisk.

I revisjonen går du gjennom kvitteringene (eller mappene) dine, og vurderer om du fortsatt må beholde de. Som hovedregel kan du kaste kvitteringer og dokumenter for ting du ikke har lengre.

Du kan også vurdere å kaste dokumenter for produkter du fremdeles har, men hvor det ikke finnes noe grunnlag for å få innvilget fremtidige refusjoner, reklamasjoner eller servicer. Her vurderer jeg også produktets verdi.