Tips for oppbevaring av kvitteringer
Det er mange situasjoner der det å ta vare på kvitteringer, kjøpskontrakter, med mer er viktig for å kunne reklamere på varer og tjenester, levere forsikringskrav eller bestride krav. All den tid vi ikke har kommet lengre i digitaliseringen, hvor kvitteringer kan automatisk lagres et sted knyttet til betalingskortet, er vi nødt til å håndtere det selv.
Denne artikkelen er rettet til kjøp gjort som privatperson, og ikke ment som tips til hvordan du som næringsdrivende eller skattemessig fradragsberettiget skal håndtere kvitteringer og andre bilag. Kontakt en regnskapsfører eller lokale skattemyndigheter for veiledning.
Digitale kvitteringer
Jeg har valgt en enkel løsning hvor jeg har skapt en mappe som heter “Inventar” i min mappe- struktur på datamaskinen. Jeg har lagt denne mappen i “Dokumenter” på Mac, som igjen synkroniseres til iCloud Drive. Uansett hvilken løsning du velger, bør du sørge for at du har en skylagring.
I mappen er det undermapper som beskriver produktet. I de aller fleste tilfeller har jeg brukt produktets merke og modell som navn. Hvis det ikke kommer tydelig fram hva produktet er, har jeg som regel lagt til et beskrivende ord på slutten.
I de tilfeller jeg har betalt for tjenester, skriver jeg tjenestens navn som mappenavn, og legger dokumenter fortløpende inn i dette.
Eksempler på gode mappenavn:
Apple Watch Series 8
er beskrivende nok for meg. Jeg vet hva jeg finner i denne mappen.Samsung KHN032SMEG
sier meg ingenting om hva produktet er. Jeg legger til “kjøleskap” på slutten av mappenavnet:Samsung KHN032SMEG kjøleskap
.Male leiligheten
ville jeg brukt for å beskrive tjenester levert av noen som maler min leilighet.
En klar fordel med å velge mapper til dette, er at jeg også kan legge andre dokumenter, som servicekvitteringer på produkter jeg har hatt til service eller reparasjon, kopier av annonser, brukerhåndbøker eller bilder av typeskilt (hvor modellkode, serienummer osv) står.
Jeg vil normalt ikke navngi filene noe annet enn det de kommer som. Det er ikke verdt bryet. Hvis det noen gang blir aktuelt å levere en klage med flere vedlegg fra Inventar-mappen min, vil jeg heller ta meg tiden da til å datere og navngi filene individuelt.
Fysiske kvitteringer
For papirkvitteringer har jeg kjøpt en enkel eske med lokk fra bokhandelen. I esken legger jeg kvitteringer semi-kronologisk. Dette er tilstrekkelig, det går så raskt å finne kvitteringer jeg trenger, i de svært få tilfellene jeg har behov for det.
Digitalisering av fysiske kvitteringer
Jeg digitaliserer en del, men ikke alle, av mine fysiske kvitteringer. I vurderingen av om noe skal eller ikke digitaliseres, tenker jeg på forventet varighet av produktet, prisen og om jeg tror jeg kommer i en situasjon hvor jeg må reklamere på den om lang tid.
For eksempel, hadde jeg kjøpt en hammer på jernvarehandelen til 299 NOK, ville jeg kanskje latt være å digitalisere den, men tatt vare på papirkvitteringen. Hvis jeg av en eller annen grunn ikke skulle like hammeren og vil returnere den, vil jeg gjøre det innen kort tid. Jeg ville ikke ha behov for å gjøre dette om ett år.
Revisjon av kvitteringssamlingen
Jeg mener det er viktig å jevnlig å gå gjennom samlingen over kvitteringer, både digitalt og fysisk. Dette kan du for eksempel gjøre i forbindelse med en årlig revisjon.
I revisjonen går du gjennom kvitteringene (eller mappene) dine, og vurderer om du fortsatt må beholde de. Som hovedregel kan du kaste kvitteringer og dokumenter for ting du ikke har lengre.
Du kan også vurdere å kaste dokumenter for produkter du fremdeles har, men hvor det ikke finnes noe grunnlag for å få innvilget fremtidige refusjoner, reklamasjoner eller servicer. Her vurderer jeg også produktets verdi.
Les mer
-
Har du mistet en kvittering du gjerne vil ha tilbake? Les min guide på kvitteringssøk.
-
Hvis du vil klage på et produkt du har kjøpt, les min guide om klage på produkter.