Organiser livet ditt med en digital kalender

Forslag til fordeling av kalendre

I en digital kalender kan man ofte opprette flere kalendre, som kan ha ulike farver eller ulik oppførsel. Jeg har valgt følgende struktur:

• Personlig: bekrefta avtaler på personlig nivå.
• Kanskje: ubekrefta avtaler. Hvis jeg foreslår flere tidspunkter til noen som må velge, legger jeg inn alle på “Kanskje”, og oppdaterer når jeg får svar.
• Arbeid: alt jeg tjener penger eller goder på (jeg har en egen jobbkalender til møter)
• Hendelser: ting som skjer, som jeg ikke aktivt skal forholde meg til, men som er fint å vite.

Skriv navnet på personer du var sammen med

Jeg skriver konsekvent navnet til de personene jeg er sammen med når jeg fører inn kalender- hendelser. Dette styrker minnet du har av hendelsen, men gjør det også lett å søke opp navnet i etterkant for å se når man sist var sammen, eller finne datoen eller andre detaljer til en hendelse dere var på sammen.

Eksempel: “Middag med Maria og Siri”

Tilbakeføring/retroføring av kalender

Jeg fører inn hendelser i kalenderen som ikke var planlagt, hvis det var noe jeg gjorde utenfor hjemmet, eller sammen med andre personer. Jeg fører ikke inn hverdagslige aktiviteter, en liten gåtur i nabolaget, eller liknende, men hendelser utover det kommer stort sett på kalenderen min i etterkant.

Noen ganger er hendelsen planlagt, men tidspunkt blir forskjøvet. Da passer jeg på at tidspunktene stemmer sånn noen lunde.

Planlagte hendelser kan også utvides spontant. For eksempel middag før kino, eller en rask dukkert etter et par øl. Jeg skriver alltid inn de ekstra aktivitetene som skjedde, og jeg skriver alltid navn på hvem jeg var sammen med.

Dette hjelper deg hvis du har datostempla bevis, eller av andre årsaker vil vite hva du gjorde en hvilken som helst dag. Praktiserer du Få ting gjort!-metodikken til David Allen, vil du enkelt kunne gjøre din ukentlige revisjon for å bli trigget av påminnelsene i kalendrene dine.

Navn på møteinvitasjoner

Hvis du sender ut invitasjoner til møter, bruk et navn som er relevant for alle inviterte. Kanskje det gir mening for deg å kalle et jobbintervju for “Intervju Petter”, men dette har ingen mening for Petter. Petter kan heller ikke endre tittelen i sin egen kalender. Et intervju mellom Petter og Asbjørn bør derfor kanskje hete “Intervju Petter/Asbjørn” eller kanskje noe helt annet.

Billetter og bekreftelser i kalenderhendelser

Jeg legger billetter og bekreftelser til reiser, konserter og andre arrangementer direkte i kalenderoppføringen. Det er en enkel måte å finne frem til den når du trenger den. Jeg stoler ikke på kalenderen min godt nok til at det er det eneste stedet jeg lagrer det, så jeg bruker også å legge selve e-posten inn i en e-postmappe navngitt “Dokumenter”, som jeg går gjennom og sletter jevnlig.