Hvordan jeg gjennomfører Getting Things Done

Til aktiv innsamling av ting som har min oppmerksomhet, bruker jeg appen Drafts . Fordelen med denne appen er at den er at den åpner et nytt, blank notat hver gang jeg åpner appen, som lar meg skrive med en gang. Jeg trenger ikke trykke på noen knapper - alt er klart til å samle med en gang.

Ofte lukker jeg bare appen igjen, og tar opp tråden i den ukentlige revisjonen. Men Drafts er også en super app til å skrive teksten først, før du bestemmer hva du gjør med den. Du kan sette opp en rekke handlinger som skal skje med tekstene du legger inn.

Jeg bruker appen både på iOS og macOS.

Prosjekter, neste handlinger og venter på

Jeg organiserer dette i appen OmniFocus . Jeg har delt inn prosjektene mine i følgende kategorier:

• Jobb - alle arbeidsoppgaver knytta til mitt arbeid.
• Helse - alt som har med kroppen å gjøre, både rent vedlikeholdsmessig, men også livsstil- og tilstedeværelseemner.
• Praktiske - ting jeg må fikse, ordne, rydde og så videre.
• Økonomi og juridisk - regninger, skatt, refusjoner, avtaler, regnskap og så videre.
• Sosialt - i tillegg til å ha et lite “kontrollpanel” for mine venner slik at jeg blir påmint å være med alle, legger jeg også planlagte hendelser jeg skal på, fortrinnsvis med andre mennesker.
• Andre jobber - alle biarbeidsgivere og småoppdrag.
• Engang/Kanskje - de som kjenner til GTD vet hva denne brukes til!

Kalender

Jeg bruker Kalender som er innebygget i Mac og iPhone. Jeg har følgende kalendre:

• Personlig - Alt sosiale ting, avtaler, eventer jeg skal på i privat regi, men også ting jeg “gjør”.
• Arbeid - Blokker for å legge inn arbeidstiden min (og planlegge fleksibel arbeidstid), samt alle andre småjobber osv. jeg tjener penger på.
• Hendelser - Ting som skjer, men som jeg nødvendigvis ikke skal delta på eller gjøre. Som regel legger jeg liveinnspillinger av diverse programmer jeg er interessert i her.
• Kanskje - Legge inn “reservasjoner”. For eksempel har jeg sagt til noen at jeg er ledig onsdag, torsdag og fredag. Tre like reservasjoner legges inn i kalenderen til det er bestemt.
• Utover dette har jeg selvfølgelig kalendere som jeg bruker gjennom min jobbkonto som med møter.

• Gjør deg klar
  • Gå på toalettet
    • Finn deg noe godt å drikke
    • Skru på Ukentlig revisjon-fokuset
• Tøm alt
  • Tøm hodet
    • Prosjekter som er påbegynt, uferdig eller som bør startes opp
      • Nærmiljø, frivillighet
      • Forpliktelser eller løfter til andre
      • Ta kontakt med telefonsamtaler, e-poster, kort, brev eller takkekort
        • Forestående begivenheter som fødselsdager, jubileer, bryllup, fester, utflukter, helligdager, ferier, måltider ute, selskaper, kulturelle begivenheter
        • Administrasjon som forbruksmateriell til hjemmekontor, utstyr, telefoner, audiovisuelle medier, telefonsvarer, datamaskiner, Internett, TV, husholdsningsapparater, underholdning, arkivering, oppbevaring, verktøy og sikkerhetskopi
        • Fritid som bøker, musikk, video, reiser, steder å reise til, folk å besøke, internettsøk, fotografering, hobbyer, matlaging og fritidssysler
        • Økonomi som regninger, bank, lån, skatter, budsjett, forsikring
        • Venter på bestillinger fra nettet, reperasjoner, godtgjørelser, lånte ting, informasjon og bedt om å få svar
        • Familie som prosjekter/aktivteter med foreldre og slektninger
        • Hus og hjem som eiendom, reperasjoner, strøm, garasje, bod, dekorering, møbler, utstyr, apparater, lamper, strømledninger, kjøkkentøy, tøyvask, steder som skal ryddes, rengjøring, organisering og oppbevaring
        • Helse som lege, tannlege, optiker, spesialister, legesjekk, diett, kosthold og mosjon
        • Personlig utvikling som kurs, seminarer, utfdanning, karierre og kreative uttrykk
        • Transport som biler, sykler, service, reperasjon, arbeidsreiser
        • Klær som yrkesplagg, fritidsklær, formelle, sportslige, bagasje, reperasjoner og skredderarbeid
        • Ærender som jernvare, apotek, handlestentre, bank, renseri, kontormateriell, stormarkeder, gaver og matvarer
    • Samle løse ark og spredt materiell
      • Post i postkassen
      • Lommer i bukser, jakker
        • Sekken og PC-vesken
        • Kofferter
        • Fysisk innboks
        • Gå en runde i boligen for å lete etter flere ting
    • Digitale innbokser
      • Mac
  • Flytt løsfiler fra Nedlastninger og iCloud Drive Skrivebord - og rens skrivebordet
  • Nye meldinger i Meldinger
  • Nye meldinger i Facebook Messenger
  • Nye meldinger i Signal
  • Nye e-postmeldinger i Mail
  • Slack saved items
  • Nye Safari-bokmekrer
  • Nye dokumenter i Google Disk
  • Nye kontakter i Kontakter
  • Påminnelser i Påminnelser
  • Nye bilder i Bilder
  • Nye notater i Notater
  • Nye notater i Drafts
  • Ubehandlede varsler på Mac
  • iPhone
  • Nye kort i Wallet
    • Ubehandla tråder i Vipps
      • Nylige telefonsamtaler i Telefon
    • Nye telefonsvarmeldinger i Telefon
    • Ubehandlede varsler på iPhone
  • Kom deg ajour
    • Sjekk kalender bakover og fremover
    • Revider Neste handling-listen
    • Revider “Venter på”
    • Kjør prosjektrevisjon i OmniFocus
  • Vær kreativ
    • Se over listen “Engang/Kanskje”
  • Avslutning
    • Sørg for at neste ukentlige revisjon er planlagt
    • Slå av fokuset
    • Vurder å fortsette med sjekklisten “Teknisk vedlikehold”.

Noen kommentarer til listen over:

• Tøm hodet er basert på lokke frem-lister jeg har lest tidligere.
• Jeg legger opp til å ha ganske mange innbokser, kanskje over det som er anbefalt, men gjør jeg dette jevnlig nok får jeg også til å ta denne revisjonen.
• Ideelt sett brude jeg ha en fast avtale for ukentlig revisjon, men livet mitt passer ikke slik at jeg kan ha det. Derfor må jeg heller planlegge den.

Jeg har lagt hele listen som oppgaver i OmniFocus i et prosjekt

• Mappe: “Rutiner”.
• Navn på prosjekt: “Ukentlig revisjon”
• Status: Aktivt
• Type: Sekvensiell
• Fullfør ved siste oppgave: på
• Gjenta hver: 1 uke fra elementets gjennomføring

Deretter har jeg laget et skreddersydd perspektiv hvor alle av disse er sann:

• Inneholder i et prosjekt eller mappe: Ukentlig revisjon.
• Tilgjengelighet: Første tilgjengelig
• Grupper og sorter: hele prosjekter
• Grupper prosjekter etter: Ugruppert
• Sorter prosjekter etter: Prosjektsortering

På den måten vil jeg bare bli presentert ett og ett element på listen.

Jeg lytter til podkasten Mac Power Users, hvor produktivitet er et vesentlig diskutert emne. Les mer om podkasten her og les mine andre podkastanbefalinger.

For GTD spesifikt anbefaler jeg GTD Meetups. I Oslo finnes det en som heter Oslo GTD Gathering som er en hyggelig gjeng som samles, hører på noen foredrag, og diskuterer sammen. Gratis, bortsett fra at når vi møtes på en kafé er det hyggelig å kjøpe noe å spise.