Hvis du har hatt behov for å skape en stor mengde dokumenter med en mal og en del variabler, trenger du å bruke fletting. Denne oppskriften viser deg hvordan du bruker Word, Excel og Outlook til å flette dokumenter til utskrift og e-postmeldinger.
Guiden er skrevet for Mac-brukere, men kan sannsynligvis anvendes på Windows også.
Sett Outlook som standard e-postleser
Dette gjeler bare hvis du skal sende ut e-postmeldinger.
- Gå til Mail og velg Mail > Valg i menylinjen.
- Under fanen Generelt, velg Microsoft Outlook som Standard e-postleser.
- Hvis du har Outlook og Word åpen, avslutt de appene, og åpne de på nytt.
Klargjør regnearket
Selv om du kan skrive flettedata rett inn i Word, velge fra Outlook- eller Apple-kontaktene dine eller importere fra FileMaker Pro, anbefaler jeg å bruke et regnearkprogram, slik som Excel for å skape listen din.
Det er lurt å sørge for at dataen du bruker har overskrifter og er sortert slik at du lett gjenkjenner de i en lang liste. Du kan fint bruke formler i regnearket ditt, disse blir med over som verdier.
Legg inn tekst og knytt mot datafilen
- I Word, åpne et dokument og velg Masseutsendelser fra verktøylinjen.
- Deretter trykk på Start utskriftsfletting, og velg enten Brev hvis dette skal skrives ut, eller E-postmeldinger.
- Trykk på Velg mottakere, og velg Bruk en eksisterende liste.
- For å legge inn variablene, trykk på Sett inn flettefelt og velg tabelloverskriften du ønsker.
- Deretter bruker jeg å skrive ferdig malen og legge inn variabler. Når jeg er noenlunde fornøyd, trykker jeg på Forhåndsvis resultater og blar meg gjennom oppføringene. Da kan jeg se om flettingen fungerer som forventet.
- Trykk på Fullfør og slå sammen. Du får da valget mellom:
- Rediger enkeltdokumenter: dette skaper et nytt Word-dokument hvor alt er flettet, ny side per oppføring.
- Skriv ut dokumenter: setter opp utskriftdialogen og lar deg gjøre justeringer på et eksempel som anvendes på alle. Du kan også skrive ut til PDF her som ett enkeltlokument.
- Flett til e-post: lar deg velge «Til»-mottaker (velg e-postadressefeltet), sette et emne og deretter velge hvordan det skal sendes. Velger du dette, vil Outlook legge alle dokumentene i Utboks og jobbe med utsendelsen, melding for melding. Dette tar noe tid.