Gode råd for å bruke e-post og kalender

Her er noen gode råd og etiketteregler å følge når du skriver e-post og jobber med kalenderen din.

Bytt rekkefølgen du skriver e-post på

Av en eller annen grunn legger de fleste e-postklienter opp til at man skal begynne med å legge inn mottakere, emnefelt og avsenderadresse før man legger inn selve meldingen og eventuelt vedlegget. Ved å snu opp-ned på denne tankegangen, kan du få en bedre arbeidsflyt.

Bildet over viser min foreslåtte arbeidsflyt:

  1. Start med vedlegget - fordi dette er veldig enkelt å glemme. Ofte kan man “dele” vedlegget direkte fra programmet du skapte det i, det gjør det enda enklere.
  2. Skriv brødteksten - før du har vurdert hvem som skal være mottakere.
  3. Velg avsenderadresse. Hvis du har flere roller, kan du ha flere avsenderadresser. Velg dette nå - så blir den ikke sendt fra feil konto.
  4. Skriv et godt emne. Den bør oppsummere hva som står i e-postmeldingen i én kort setning.
  5. Skriv inn mottakere i “til”, “kopi”, og “blindkopi”, du har en bedre oversikt over hvem som burde få meldingen nå som du har bestemt deg for hva den skal inneholde.
  6. Trykk send.

Hva er i et godt emnefelt?

Her er det ikke noe gode fasitsvar, men står du fast kan du bruke disse veiledningene:

Forskjell på til, kopi, blindkopi og svar til

  • Til/To
    Den du faktisk har ment meldingen til, som skal gjøre en handling eller faktisk bli informert om e-postens innhold.
  • Kopi/CC
    En person du vil orientere om e-posten, men som nødvendigvis ikke er den faktiske mottakeren. Alle på "til" og "kopi" kan se hverandre. CC står for "carbon copy".
  • Blindkopi/BCC
    En person du vil orientere om e-posten, men du vil ikke at noen verken på "til" eller "kopi" skal få vite om det. Mottakeren på blindkopi kan se hvem som er på "til og "kopi", men ikke andre mottakere på "blindkopi". BCC står for "blind carbon copy".
  • Svar til /reply-to
    En e-postadresse hvor du vil at alle mottakere skal svare. E-postprogammet skjønner dette av seg selv, og vil adressere svaret korrekt automatisk.

Riktig og viktig bruk av blindkopi

Blindkopi har to gode bruksområder:

Hemmelige kopier av e-poster som blir sendt til noen andre i “til” eller “kopi”. Greit for å orientere kollegaer, overordnede osv., men hvis blindkopimottakeren trykker “svar alle”, vil vedkommende avsløre seg selv ovenfor alle mottakere. En tryggere fremgangsmåte er å videresende din e-post.

Masseutsendelser uten å avsløre hverandres e-postadresse er også perfekt bruk av blindkopi. Hvis du sender til kunder, medlemmer eller en annen liste med private e-postadresser, holder du deg godt innenfor personvernlovgivning ved å legge alle mottakere i blindkopi. I “til”-feltet kan du bare føre opp deg selv, eller kanskje en generell e-postadresse.

Tilpass e-postsignaturen til budskapet

Jeg er personlig motstander av signaturer med overflødig mye informasjon. Jobber man i et stort selskap er man gjerne tvunget til å bruke en stor signatur med all mulig informasjon.

  • Firmalogo i en signatur er kanskje lurt hvis du presenterer deg for første gang til en ny kunde eller ekstern kontakt, men å ha det i drøssevis av mailer mellom ansatte i samme firma er bare å bruke unødvendig båndbredde og lagringskapasitet.
  • Å ha e-postadressen sin i en e-postsignatur er svært motstridende, denne er jo tilgjengelig når man ser på avsenderinformasjonen, og man trenger den ikke for å svare på e-posten.
  • Lenker til sosiale medier er unødvendig. Jeg tror nok heller at de som vil oppsøke firmaet, klarer å søke det opp selv.
  • Legal disclaimers er sannsynligvis unødvendige å bruke innad i firmaet, og forhåpentligvis utenfor også.
  • Sitater, e-postbannere og annet tull tar bare opp plass på skjermen.

Personlig bruker jeg så lite informasjon som nødvendig når jeg sender ut e-poster. I korte utvekslinger, hvor det er etablert hvem jeg er, bruker jeg normalt ikke signatur i det hele tatt. Når jeg sender en ny e-post til kjente mottakere, sender jeg bare med navnet “Petter” på slutten. Hvis det er noen som ikke kjenner jeg, legger jeg til hele navnet mitt. Hvis stillingstittel eller firma er relevant, legger jeg til det, og hvis telefonnummeret mitt også ville vært relevant for mottaker, legger jeg ved det. Alt er i ren tekst, uten noen form for innramming eller formatering.

  • Hvis du bruker en Mac-datamaskin, kan du bruke det innebygde verktøyet for teksterstatning. Du finner det ved å gå på Apple-logoen () -> Systemvalg -> Tastatur -> Tekst. Les mer i bruksanvisningen .
  • TextExpander for Mac, iOS, Windows og Chrome er et mye kraftigere verktøy, hvor du også kan legge inn formatering og bilder.

Videresending av e-post

Når du videresender e-post, tenk på følgende:

Hvis du sender ut invitasjoner til møter, bruk et navn som er relevant for alle inviterte. Har du for eksempel navnet “Intervju Petter” og inviterer Petter, vil ikke Petter ha mulighet til å endre tittelen i egen kalender. Et intervju mellom Petter og Asbjørn bør derfor kanskje hete “Intervju Petter/Asbjørn” eller kanskje noe helt annet.