Etikette for e-post og kalender

Her har jeg samlet noen etiketteregler for å skrive epost, samt jobbe med andre i en kalender.

Sende e-post

En typisk e-postmelding inneholder gjerne mottakere, emnefelt, en brødtekst og kanskje et vedlegg. De fleste e-postprogrammer bruker også denne rekkefølgen når man ser fra fra topp til bunn, men i realiteten burde det vært motsatt. Prøv å legge deg til denne vanen når du skriver e-post:

Element Hvorfor?
Vedlegg En vanlig feil er at man skriver at man har lagt til et vedlegg, men ikke gjør det. Noen programmer er flinke og minner deg på om feilen. Det aller beste er å “dele” filen du skal legge ved fra et annet program, som oppretter en tom e-postmelding med vedlegget.
Brødtekst Naturlig plassering for det faktiske innholdet, her kan du utfolde deg fritt uten å tenke på at en halvferdig e-post blir sendt, tilpasse budskapet etter mottakere eller emnefelt.
Emnefelt Først når du vet nøyaktig hva e-posten din handler om, kan du skrive et godt, oppsummerende emnefelt.
Mottakere Minimerer risiko for feil ved å sende halvferdige e-poster, og gjør det lettere å definere mottakere etter budskap.

Tenk på mottakeren når du skriver i emnefeltet. “Viktig!!” eller “Informasjon” sier kanskje noe om hastegraden, men ingenting om hva e-posten handler om. Emnet er ikke bare viktig når man ser e-posten i innboksen, men også viktig når man senere sorterer eller søker etter e-poster.

  • Har du et nummer eller referansekode å vise til, bruk det! Dette gjør e-poster mer søkbar og lettere å se i en liste med mange e-poster.

E-poster kan ha følgende mottakertyper: til, kopi og blindkopi.

Norsk Engelsk Bruk
Til To Den eller de som faktisk skal lese og gjøre noe med e-posten.
Kopi Carbon Copy (CC) Personer eller grupper som kan eller skal holdes orientert om e-posten. Mottaker av e-post kan ha en automatisk filtrering av om man står på “til” eller “kopi”, og derfor bør man skille dette fra “til”.
Blindkopi Blind Carbon Copy (BCC) “Hemmelige mottakere” av e-posten. Ingen som får e-posten på “til” eller “kopi” ser hvem som er på blindkopi, og de ser heller ikke hverandre.

Blindkopi har to gode bruksområder:

Hemmelige kopier av e-poster som blir sendt til noen andre i “til” eller “kopi”. Greit for å orientere kollegaer, overordnede osv., men hvis blindkopimottakeren trykker “svar alle”, vil vedkommende avsløre seg selv ovenfor alle mottakere. En tryggere fremgangsmåte er å videresende din e-post.

Masseutsendelser uten å avsløre hverandres e-postadresse er også perfekt bruk av blindkopi. Hvis du sender til kunder, medlemmer eller en annen liste med private e-postadresser, holder du deg godt innenfor personvernlovgivning ved å legge alle mottakere i blindkopi. I “til”-feltet kan du bare føre opp deg selv, eller kanskje en generell e-postadresse.

Jeg er personlig motstander av signaturer med overflødig mye informasjon. Jobber man i et stort selskap er man gjerne tvunget til å bruke en stor signatur med all mulig informasjon. Her er mine argumenter mot:

  • Firmalogo i en signatur er kanskje lurt hvis du presenterer deg for første gang til en ny kunde eller ekstern kontakt, men å ha det i drøssevis av mailer mellom ansatte i samme firma er bare å bruke unødvendig båndbredde og lagringskapasitet.
  • Å ha e-postadressen sin i en e-postsignatur er svært motstridende, denne er jo tilgjengelig når man ser på avsenderinformasjonen, og man trenger den ikke for å svare på e-posten.
  • Lenker til sosiale medier er unødvendig. Jeg tror nok heller at de som vil oppsøke firmaet, klarer å søke det opp selv.
  • Legal disclaimers er sannsynligvis unødvendige å bruke innad i firmaet, og forhåpentligvis utenfor også.
  • Sitater, e-postbannere og annet tull tar bare opp plass på skjermen.

Personlig bruker jeg så lite informasjon som nødvendig når jeg sender ut e-poster. I korte utvekslinger, hvor det er etablert hvem jeg er, bruker jeg normalt ikke signatur i det hele tatt. Når jeg sender en ny e-post til kjente mottakere, sender jeg bare med navnet “Petter” på slutten. Hvis det er noen som ikke kjenner jeg, legger jeg til hele navnet mitt. Hvis stillingstittel eller firma er relevant, legger jeg til det, og hvis telefonnummeret mitt også ville vært relevant for mottaker, legger jeg ved det. Alt er i ren tekst, uten noen form for innramming eller formatering.

Hvis du av og til må veksle på å ha korte signaturer og lange, støtter mange e-postprogrammer flere signaturer. Du kan også bruke den innebygde teksterstatningsinnstillingen på macOS, eller tredjepartsprogrammer som TextExpander for å legge til en signatur som passer til det og det formålet.


Jobbe sammen i kalender

Hvis du sender ut invitasjoner til møter, bruk et navn som er relevant for alle inviterte. Har du for eksempel navnet “Intervju Petter” og inviterer Petter, vil ikke Petter ha mulighet til å endre tittelen i egen kalender. Et intervju mellom Petter og Nils bør derfor kanskje hete “Intervju Petter/Nils” eller kanskje noe helt annet.