Fletting av dokumenter og e-postmeldinger

Hvis du har hatt behov for å skape en stor mengde dokumenter med en mal og en del variabler, trenger du å bruke fletting. Denne oppskriften viser deg hvordan du bruker Word, Excel og Outlook til å flette dokumenter til utskrift og e-postmeldinger.

Guiden er skrevet for Office på Mac, men kan sannsynligvis anvendes på Windows også.

Hvis du skal sende ut e-post: sett Outlook som din standard e-postleser

  1. Gå til Mail og velg Mail > Valg i menylinjen.
  2. Under fanen Generelt, velg Microsoft Outlook som Standard e-postleser.
  3. Hvis du har Outlook og Word åpen, avslutt de appene, og åpne de på nytt.

Skap regnearket ditt

Selv om du kan lage listen direkte i Word, velge fra Outlook- eller Apple-kontaktene dine eller importere fra FileMaker Pro, anbefaler jeg å bruke et regnearkprogram for å skape listen din.

Det er lurt å sørge for at dataen du bruker har overskrifter og er sortert slik at du lett gjenkjenner de i en lang liste. Du kan fint bruke formler i regnearket ditt, disse blir med over som verdier.

Start flettingen i Word

I Word, åpne et dokument og velg Masseutsendelser. Deretter trykk på Start utskriftsfletting, og velg enten Brev hvis dette skal skrives ut, eller E-postmeldinger.

Trykk på Velg mottakere, og velg Bruk en eksisterende liste.

For å legge inn variablene, trykk på Sett inn flettefelt og velg tabelloverskriften du ønsker.

Deretter bruker jeg å skrive ferdig malen og legge inn variabler. Når jeg er noenlunde fornøyd, trykker jeg på Forhåndsvis resultater og blar meg gjennom oppføringene. Da kan jeg se om flettingen fungerer som forventet.

Ytterligere justeringer

Mens du er i Word, kan du filtrere og sortere listen og lage regler, selv om dette nok er enklere å gjøre mens du er i regnearket.

Du kan også søke etter spesifikke dokumenter for å se hvordan det blir for dem.

Starte flettingen

Trykk på Fullfør og slå sammen. Du får da valget mellom:

Velger du e-post, vil Outlook legge alle dokumentene i Utboks og jobbe med det. Dette tar tid, og du bør ikke bruke maskinen mens dette pågår.

Bevaring

Du kan fint beholde både Word-filen og regnearket i en mappe for å kunne gå tilbake og bruke listene eller dokumentet på nytt. Når du åpner Word-filen, kan du bli bedt om å finne regnearket igjen.

Husk å endre tilbake til din standard e-postleser etter at du er ferdig med flettingen.