Av og til man invitert til noe man ikke kan delta på, for eksempel fordi man har planlagt noe annet. Det kan allikevel være nyttig å la invitasjonene, enten de har kommet direkte gjennom kalenderen, eller på andre måter, ligge i kalenderen.
For la oss si at det du egentlig skulle gjøre, blir avlyst. Da har du invitasjoner til andre ting liggende, som kanskje fremdeles er gjeldende.
Det kan også være nyttig å huske på hva du blir invitert til, slik som en bursdagsfeiring, slik at du husker å sende en hilsen tilbake.
Dette innlegget er en del av artikkelserien Kalendertips.
Her kommer jeg med flere konkrete forslag til hvordan din (fortrinnsvis digitale) kalenderføring kan bli bedre og mer effektiv.
I en ny artikkelserie her på pdog.no, vil jeg komme med forskjellige tips til å håndtere sin (fortrinnsvis digitale) kalender på en god måte, slik at du får glede av den både i for-, nå- og fremtid.
Jeg åpner med dette en serie som kommer med forslag til hvilke kalendre man burde opprette for sine egne personlige hendelser, basert på mine egne erfaringer.
Men hva er en kalender?
Først litt terminologi: Vi tar utgangspunkt i en moderne, digital kalender som man håndterer i apper slik som Kalender (Mac), Outlook, Google Calendar og så videre.
Internettkonto
I en slik app, kan man legge til såkalte internettkontoer.
En internettkonto er kort fortalt epost-kontoen din, som også inneholder kalenderfunksjonalitet. Eksempler på en epost-konto er iCloud, Outlook/Hotmail, Gmail, Yahoo, og så videre.
Man kan ha én eller flere internettkontoer. Mange har sannsynligvis én for sin personlige epost-konto, samt en som tilbys av sin arbeidsgiver.
Inne på en internettkonto, kan man opprette flere kalendre. Her burde vi kanskje ha hatt et bedre ord, men det er det vi har. Eksempler på disse er: Personlig, Jobb, Skole, og så videre.
Kalendre
Som standard kommer en internettkonto med minst én kalender, og noen gir deg flere for å inspirere deg til å komme i gang. Men man kan altså ha så få eller mange som man vil. De ulike kalenderne kan ha ulike farger, og det finnes også funksjonalitet for å dele kalenderen med andre, eller offentlig på internett.
Det er også mulig å abonnere på andre kalendre. Mer om dette i et senere innlegg i denne serien.
Hendelser
En hendelse er oppføringer i en kalender, med tittel, sted, dato, klokkeslett, varselinnstillinger, notater, og så videre.
Lokale kalendre
Det kan hende at kalender-appen du bruker oppretter en konto «På maskinen» eller «Lokalt». Dette er en kalender som ikke er tilknyttet noen internettkonto, og bare eksiterer lokalt på datamaskinen eller telefonen din. Det kan være praktisk for noen formål, men husk at disse ikke synkroniserer mellom enhetene dine.
Det kan også hende at kalender-appen din oppretter forskjellige andre kalendre, slik som bursdagskalender, eller helligdagskalender. Dette kan du sannsynligvis slå av og på som du vil.
Forslag til inndeling av kalendre
Her er det jeg bruker for å dele inn hendelsene jeg oppretter, med forklaring:
Navn
Formål
Sosialt og mennesker
Her legger jeg alt av sosiale møter, avtaler og arrangementer.
Ærender og forpliktelser
Handleturer eller ting som har et preg av at det er en forpliktelse mer enn at det er hyggelig eller sosialt å møtes.
Jobber og arbeid
Alle former for avtaler knyttet til ting jeg tjener penger på, eller får andre type goder av, også frivillige engasjementer.
Reise
Rene reisesegmenter, slik som en flytur, togtur, båt, buss, osv. Her legger jeg også heldagshendelser på overnattinger, med henvisning til navn på overnattingsstedet.
Til informasjon
Alle typer ting jeg vil vite at skjer, uten at det nødvendigvis medfører en konkret avtale for meg. Dette må regnes som «til informasjon».
Kanskje/ invitasjoner
Her legger jeg alle typer hendelser, hvor jeg vurderer noe, men ikke har bestemt meg enda. Det kan være invitasjoner fra andre, eller det kan være min egen planlegging som legger noe her. Hvis jeg bestemmer meg for å gjennomføre det, flytter jeg hendelsen til en av de andre kalendrene.
[person]
Denne kalenderen bruker jeg for å legge inn hendelser og informasjon om en annen person som betyr mye for meg, og som jeg har mye med å gjøre. På den måten har jeg full kontroll på hva vedkommende skal, basert på informasjon jeg har fått, slik at jeg kan planlegge mitt liv rundt det.
Dette innlegget er en del av artikkelserien Kalendertips.
Her kommer jeg med flere konkrete forslag til hvordan din (fortrinnsvis digitale) kalenderføring kan bli bedre og mer effektiv.
Det er mange situasjoner der det å ta vare på kvitteringer, kjøpskontrakter, med mer er viktig for å kunne reklamere på varer og tjenester, levere forsikringskrav eller bestride krav.
All den tid vi ikke har kommet lengre i digitaliseringen, hvor kvitteringer kan automatisk lagres et sted knyttet til betalingskortet, er vi nødt til å håndtere det selv.
Her forteller jeg om mine tips til hvordan man bør oppbevare dette.
Digitale kvitteringer
I en mappe på datamaskinen min som heter Inventar, lager jeg en mappe for hver ting jeg kjøper. Navnet på mappen er produsentnavn og modellnavn på det jeg kjøper. Hvis jeg samler kvitteringer for et prosjekt, blir det navnet på mappen. Eksempler:
Apple Watch Series 8
Male leiligheten
Fiskars kyllingsaks
De fleste mappene har bare én fil: kvitteringen. I noen mapper legger jeg også inn andre dokumenter, slik som bruksanvisninger, kopier av annonsen, bilder av typeskilt (modellkoder, serienummer), dokumentasjon i forbindelse med reklamasjoner, og så videre.
Jeg beholder som regel navnet filen kommer med. Det er først aktuelt når det blir mange filer, eller hvis jeg skal reklamere på noe og trenger helt orden på alle filene.
Fysiske kvitteringer
For papirkvitteringer har jeg kjøpt en enkel eske med lokk fra bokhandelen. I esken legger jeg kvitteringer semi-kronologisk. Dette er tilstrekkelig, det går så raskt å finne kvitteringer jeg trenger, i de svært få tilfellene jeg har behov for det.
Jeg digitaliserer en del, men ikke alle, av mine fysiske kvitteringer. I vurderingen av om noe skal eller ikke digitaliseres, tenker jeg på forventet varighet av produktet, prisen og om jeg tror jeg kommer i en situasjon hvor jeg må reklamere på den om lang tid.
Jevnlig revisjon
Jeg mener det er viktig å jevnlig å gå gjennom samlingen over kvitteringer, både digitalt og fysisk.
I revisjonen går du gjennom kvitteringene (eller mappene) dine, og vurderer om du fortsatt må beholde de. Som hovedregel kan du kaste kvitteringer og dokumenter for ting du ikke har lengre.
Du kan også vurdere å kaste dokumenter for produkter du fremdeles har, men hvor det ikke finnes noe grunnlag for å få innvilget fremtidige refusjoner, reklamasjoner eller servicer. Her vurderer jeg også produktets verdi.
Har du noen gang glemt et vedlegg til en e-post? Hva med å ha sendt av gårde en e-post før den ble ferdig skrevet? Glemt å legge til alle aktuelle mottakere? Eller irritert deg over misledende eller dårlige emnefelt?
Jeg har krysset stier med mange e-postklienter/programmer/apper, men alle har én ting til felles: å skrive en ny e-postmelding skjer alltid i feil rekkefølge.
Hvorfor starter vi med egentlig med hvem som skal motta meldingen? Ikke bare påfører vi oss en unødvendig risiko, fordi er en mottaker først skrevet inn, kan meldingen sendes med en gang man kommer borti feil knapp. Det kan også være lurt å ta vurderingen av hvem som skal motta meldingen til slutt, når du har formulert det du skal si.
Og så kommer emnefeltet. Et godt emne skal etter min mening, oppsummere e-postmeldingens innhold og relevans til den som åpner den. Hvilken god oppsummering får man, om man skriver den i etterkant?
Så kommer innholdsdelen, som kanskje er det man burde ha forfattet først. Og hvor mange ganger har det ikke hendt at du viser til et vedlegg du alltid glemmer å legge ved? (Ja, jeg vet det finnes noen apper som sier ifra at du har henvist til et vedlegg du ikke har lagt ved.)
Min ideelle e-postapp vil derfor snu på hele dette. Først vil den spørre deg om du har vedlegg, deretter vil den be om meldingens innhold, deretter be deg oppsummere innholdet, deretter be deg legge inn mottakerne. Så langt har jeg ikke funnet en eneste e-postapp som gjør dette.
Men Drafts kommer ganske nærme, selv om det ikke er utviklet til dette formålet. Les mer i artikkelen Er Drafts den perfekte e-postapp?
Denne artikkelen er basert på David Sparks’ tanker om samme tema. Besøk gjerne bloggen hans Macsparky (macsparky.com).
